Algemene voorwaarden

Artikel 1 — Contact

Onder “NovaDesk” wordt verstaan NovaDesk Vlaanderen, bereikbaar via yannick@novadesk.be of +32 471 26 60 41.

Deze voorwaarden zijn opgesteld naar Belgisch recht en zijn van toepassing op elke pilot en elke overeenkomst met NovaDesk.

Artikel 2 — Definities

In deze voorwaarden betekent:

• “Pilot”: de kosteloze proefperiode van 7 dagen waarin NovaDesk de telefoonlijn van de opdrachtgever beantwoordt buiten kantooruren of bij overloop;
• “Dienst”: de telefonische permanentie, afsprakenbeheer, triage en doorschakeling door de AI-receptionisten van NovaDesk;
• “Opdrachtgever”: de praktijk of het uitvaartcentrum dat de pilot aanvraagt of een dienst afneemt;
• “Offerte”: het persoonlijke voorstel dat NovaDesk na de pilot overmaakt.

Artikel 3 — Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op elk aanbod, elke pilot en elke overeenkomst tussen NovaDesk en de opdrachtgever.

De opdrachtgever erkent voorafgaand kennis te hebben genomen van deze voorwaarden. De toepasselijkheid van zijn eigen algemene voorwaarden wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen, zelfs indien die later worden meegedeeld.

Afwijkingen zijn uitsluitend geldig indien zij schriftelijk of per e-mail door NovaDesk zijn bevestigd.

Artikel 4 — Aanbod en totstandkoming van de overeenkomst

Het aanvraagformulier op de website geldt als een uitnodiging tot het doen van een aanvraag en niet als een bindend aanbod. De overeenkomst komt tot stand zodra NovaDesk de aanvraag schriftelijk of per e-mail bevestigt.

Mondelinge toezeggingen verbinden NovaDesk pas na schriftelijke bevestiging. Kennelijke vergissingen of vergissingen in de communicatie binden NovaDesk niet.

Artikel 5 — De 7-Dagen Pilot

De pilot duurt 7 opeenvolgende kalenderdagen en geldt uitsluitend voor oproepen buiten kantooruren of bij overloop van de bestaande lijn.

De pilot is kosteloos en vereist geen kredietkaart of voorafgaande verbintenis. Onboarding- en integratiekosten worden voor pilot-aanvragers kwijtgescholden.

Na afloop van de pilot ontvangt u een transparant verslag met de gespreks- en boekingsresultaten. Er volgt geen facturatie zonder uw voorafgaande akkoord op een persoonlijke offerte.

Artikel 6 — Dienstverlening na de pilot

Voor de dienstverlening na de pilot wordt een persoonlijke offerte opgesteld, met daarin de omvang van de dienstverlening, de tarieven en de betaalvoorwaarden. Deze offerte vormt samen met deze voorwaarden het contract.

Artikel 7 — Prijzen en betaling

Alle prijzen zijn uitgedrukt in euro, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

Facturen zijn betaalbaar binnen 30 dagen na factuurdatum per overschrijving op de rekening vermeld op de factuur. Betwistingen dienen binnen 8 dagen na ontvangst van de factuur per e-mail te gebeuren; bij gebreke wordt de factuur geacht aanvaard te zijn.

Bij laattijdige betaling is de opdrachtgever van rechtswege en zonder ingebrekestelling interest verschuldigd, alsook een forfaitaire schadevergoeding overeenkomstig de Wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand in het handelsverkeer.

Artikel 8 — Duur en opzegging

De overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde duur en is door beide partijen maandelijks en zonder opzegtermijn opzegbaar per e-mail. Zonder opzegging wordt de overeenkomst stilzwijgend verlengd.

Reeds gefactureerde perioden worden niet terugbetaald. De opzegging werkt van toepassing op de volgende facturatieperiode.

Artikel 9 — Verplichtingen van de partijen

De opdrachtgever stelt de doorschakeling (na kantooruren of bij bezet) in op zijn eigen telefoonlijn en staat in voor een correcte werking daarvan. NovaDesk is niet aansprakelijk voor oproepen die niet worden doorgeschakeld.

De opdrachtgever bezorgt NovaDesk tijdig de juiste praktijkinformatie (agenda, behandelduur, wachtdienstnummers, protocollen) en meldt wijzigingen onmiddellijk. Het toegangsrecht tot de Google Calendar blijft gedurende de hele overeenkomst geldig.

NovaDesk verbindt zich ertoe de dienst naar beste vermogen uit te voeren, met inachtneming van de door de opdrachtgever opgegeven protocollen. NovaDesk verricht geen medisch of funerair advies en vervangt niet de professionele beoordeling van de zorgverlener of uitvaartleider.

NovaDesk mag beroep doen op gekwalificeerde subverwerkers, gebonden via een verwerkersovereenkomst conform artikel 28 AVG.

Artikel 10 — Aansprakelijkheid

NovaDesk levert een ondersteunende dienst en vervangt de professionele beoordeling van de zorgverlener of uitvaartleider niet.

NovaDesk kan slechts aansprakelijk worden gesteld voor rechtstreekse schade, en die aansprakelijkheid is beperkt tot het factuurbedrag van de lopende maand. NovaDesk is niet aansprakelijk voor onrechtstreekse schade, gemiste afspraken of gemiste oproepen die het gevolg zijn van een storing bij de telefoonoperator, het internet of derden.

Deze beperking geldt niet in geval van opzet of zware fout van NovaDesk.

Artikel 11 — Overmacht

Onder overmacht wordt verstaan elke onvoorzienbare gebeurtenis buiten de wil van de partijen, waaronder storingen in telefoon- of internetverbindingen, stroomuitval, overheidsmaatregelen, stakingen en uitval van leveranciers.

Bij overmacht heeft NovaDesk het recht de uitvoering op te schorten voor de duur van de overmacht, of de overeenkomst te beëindigen zonder schadevergoeding indien de overmacht meer dan 30 dagen aanhoudt.

Artikel 12 — Intellectuele eigendom

De software, AI-modellen, stemmen en protocollen van NovaDesk blijven eigendom van NovaDesk of haar licentiegevers. De opdrachtgever krijgt gedurende de overeenkomst een niet-overdraagbaar, niet-exclusief gebruiksrecht op de dienst.

De praktijkinformatie, protocollen en agenda van de opdrachtgever blijven eigendom van de opdrachtgever.

Artikel 13 — Gegevensbescherming

NovaDesk verwerkt persoonsgegevens uitsluitend als verwerker in de zin van artikel 28 AVG en handelt daarbij de instructies van de opdrachtgever uit, die verwerkingsverantwoordelijke blijft.

Het privacybeleid is beschikbaar op deze website onder Privacybeleid & AVG/GDPR. Een verwerkersovereenkomst wordt bij de overeenkomst gevoegd of op aanvraag overgemaakt.

Artikel 14 — Toepasselijk recht en geschillen

Op deze overeenkomst is uitsluitend Belgisch recht van toepassing; het Weens Koopverdrag van 1980 is niet van toepassing.

Elk geschil valt onder de bevoegdheid van de Belgische rechtbanken. De partijen trachten eerst tot een minnelijke oplossing te komen alvorens een procedure in te leiden.

Artikel 15 — Slotbepalingen

Indien enige bepaling ongeldig of niet-afdwingbaar wordt bevonden, blijven de overige bepalingen volledig van kracht; de partijen treden in overeenkomst om de nietige bepaling te vervangen door een geldige met een zo gelijkaardig mogelijk economisch effect.

Wijzigingen aan deze voorwaarden worden op deze pagina gepubliceerd en zijn van toepassing op nieuwe overeenkomsten.

Elektronische communicatie, waaronder e-mail, geldt als schriftelijke vorm. De Nederlandstalige versie van deze voorwaarden is bepalend; vertalingen zijn uitsluitend informatief.