Medisch beroepsgeheim & discretie

1. Wettelijk kader

Het beroepsgeheim is verankerd in artikel 458 van het Wetboek van Strafrecht, dat alle personen verbindt die wegens hun staat of beroep met een geheim worden belast.

Voor zorgverleners komt daarbij de Wet van 22 augustus 2002 betreffende de rechten van de patiënt: artikel 14 waarborgt het recht van de patiënt op eerbiediging van zijn medisch geheim, en artikel 15 bepaalt uitsluitend wanneer en aan wie informatie mag worden meegedeeld.

Voor uitvaartzorg geldt dat informatie over overledenen persoonsgegevens blijft in de zin van de AVG, en dat de uitvaartverzorger als vertrouwenspersoon die informatie krachtens zijn beroep ontvangt — de geheimhoudingsplicht van artikel 458 Wetboek van Strafrecht geldt dus onverkort.

2. Onze positie als verwerker

NovaDesk treedt op als verwerker namens de praktijk of het uitvaartcentrum dat verwerkingsverantwoordelijke is (art. 28 AVG). Wij beslissen nooit over de inhoud van zorg of uitvaartbegeleiding; wij handelen uitsluitend de instructies van de praktijk uit.

Onze medewerkers zijn contractueel gebonden aan geheimhouding, en voor hen geldt de geheimhoudingsplicht van artikel 458 Wetboek van Strafrecht onverkort. De praktijk of het uitvaartcentrum blijft zelf houder van het beroepsgeheim.

3. Onze verbintenissen

Wij hebben de dienstverlening zo ingericht dat het beroepsgeheim van uw praktijk wordt gerespecteerd:

• Geen menselijke toezichthouders luisteren mee naar gesprekken — noch tijdens de pilot, noch nadien, tenzij de praktijk dit uitdrukkelijk en schriftelijk verzoekt;
• Versleuteling van gegevens tijdens overdracht (TLS) en in rust;
• Beperkte, rolgebaseerde toegang tot de systemen, met logging van elke toegang;
• Verwerking uitsluitend binnen de Europese Unie, behoudens doorgiften met gepaste waarborgen ex. art. 46 AVG;
• Geen enkel gesprek, transcript of opname wordt gebruikt om generieke taalmodellen te trainen zonder uw voorafgaande schriftelijke toestemming;
• Pilot-opnames en -transcripties standaard gewist na 30 dagen na afloop van de pilot;
• Alle subverwerkers (hosting, telefonie, agenda) zijn gebonden via een verwerkersovereenkomst conform artikel 28 AVG.

4. Triage en doorschakeling

Onze triage is een eerste zeef, geen medisch of funerair advies. Bij vermoeden van een acute complicatie — waaronder vaatocclusie, hematoom of een melding van overlijden — verbindt het systeem de beller onmiddellijk door naar de wachtdienst of de dienstdoende uitvaartleider. Diagnostiek, besluitvorming en alle opvolging blijven integraal bij de behandelende arts of de bevoegde uitvaartleider. De inhoud van een doorgeschakeld gesprek valt onder hetzelfde beroepsgeheim.

5. Uitzonderingen op het beroepsgeheim

Het beroepsgeheim is geen absoluut obstakel: de Wet van 22 augustus 2002 voorziet exhaustieve uitzonderingen, en uitsluitend die zijn van toepassing:

• op uitdrukkelijk en gemotiveerd verzoek van de rechterlijke overheid;
• in geval van dringend gevaar voor de volksgezondheid of levensgevaar voor de patiënt of derden;
• in geval van betwisting inzake arbeidsongeschiktheid;
• met de uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming van de patiënt, onder meer ten behoeve van een derdebetalende;
• na het overlijden van de patiënt: de erfgenamen of de door de patiënt aangestelde persoon oefent de betreffende rechten uit.

NovaDesk wendt deze uitzonderingen nooit zelfstandig aan. Elke mededeling gebeurt uitsluitend op uitdrukkelijke, schriftelijke instructie van de praktijk of het uitvaartcentrum, dat als verwerkingsverantwoordelijke optreedt. NovaDesk licht nooit op eigen initiatief derden in.

6. Datalekken

Bij een inbreuk op de beveiliging die een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, stelt NovaDesk de Gegevensbeschermingsautoriteit uiterlijk 72 uur nadat zij er kennis van heeft genomen op de hoogte (art. 33 AVG) en informeert de betrokkenen indien het risico hoog is (art. 34 AVG). De praktijk wordt onmiddellijk in kennis gesteld. NovaDesk houdt een register van de verwerkingsactiviteiten bij conform art. 30 AVG.

7. Verwerkersovereenkomst

Met elke praktijk sluiten wij een verwerkersovereenkomst conform art. 28 AVG, met daarin de doeleinden, de bewaartermijnen, de beveiligingsmaatregelen en de subverwerkers (onder andere hosting, telefonie en agenda-integratie). Een modelovereenkomst is op verzoek beschikbaar via yannick@novadesk.be.

8. Transparantie tegenover bellers

De praktijk of het uitvaartcentrum blijft verantwoordelijk om patiënten, cliënten en oproepers te informeren over het gebruik van een AI-receptioniste (art. 13 en 14 AVG). NovaDesk levert hiervoor een standaardtekst en werkt mee aan die transparantie: de beller kan te allen tijde vragen om met een mens te spreken, en een dergelijk verzoek wordt onmiddellijk gerespecteerd.